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Home Office, digitalizarse en la pandemia

Eduardo Buendia

Las herramientas tecnológicas se convirtieron en un soporte esencial para que las empresas pudieran enfrentar las restricciones por la crisis sanitaria de COVID-19 y seguir laborando a distancia, sin embargo, a pesar de que México es un país que se ha sabido adaptar al ‘home office’, todavía existen rezagos


Nov 18, 2020

El trabajo a distancia (home office) se convirtió en la única alternativa para que miles de empresas y negocios sobrevivieran a la crisis sanitaria y económica.

El aislamiento social provocado por la pandemia de COVID-19 aceleró la transición de las labores presenciales al uso de plataformas digitales que permitieron el intercambio de información en tiempo real para mantener en marcha a las compañías.

A pesar de que el llamado “home office” se convirtió en la nueva realidad para millones de trabajadores en el país, todavía existen diversos desafíos a los que se enfrentan, uno de ellos es el desconocimiento de las herramientas que ofrece el mundo de las tecnologías de la información aplicadas al trabajo.

Óscar Novoa, vicepresidente de Microsoft Enterprise Productivity en C3ntro Telecom, comenta en entrevista que la suspensión de las labores en su modo presencial provocó que miles de centros de trabajo migraran de manera abrupta a la digitalización.

Vimos una acelerada adopción tecnológica porque no había de otra. Considero que si antes las empresas se hacían preguntas como qué tecnología, qué momento sería el ideal o a qué ritmo, yo creo que la pandemia simplemente obligó a que sucediera instantáneamente en muchos casos

- Óscar Novoa

Vicepresidente de Microsoft Enterprise Productivity en C3ntro Telecom

Aun cuando todavía existen rezagos en la implementación de herramientas digitales en las relaciones laborales, México es una nación que se adapta a gran velocidad a la nueva normalidad del trabajo.

De acuerdo con la “Encuesta Regional 2020: ¿Cómo se transformó el ámbito laboral y familiar?”, encabezada por la IAE Business School, el 84 de los mexicanos entrevistados dijeron que les ha gustado vivir la experiencia del trabajo en casa.

El estudio destaca que la autodisciplina, resiliencia y flexibilidad, son las competencias más desarrolladas por los empleados en este periodo de confinamiento. Con base en lo anterior, México es el país de Latinoamérica con mayor aceptación del teletrabajo y también en el que hay mayores expectativas de continuar con este esquema.

El análisis de los resultados muestra que, previo a la pandemia, solo el 34 por ciento de las personas encuestadas trabajaba de manera remota en tiempo completo y el 10 por ciento solo algunos días a la semana.

Sin embargo, ya en la contingencia sanitaria, la cifra de empleados que laboran en el esquema “home office” se elevó a un 68 por ciento, mientras que el 11 por ciento respondió que solo trabaja desde casa algunos días a la semana. Otro dato revelador es que el 26 por ciento mencionó que es la primera vez que realiza trabajo de manera remota.

84 por ciento de los mexicanos dicen que les gusta la experiencia del trabajo en casa

Por parte de las empresas, la encuesta indica que 69 por ciento habilitó el teletrabajo durante la pandemia, 24 por ciento organizó jornadas mixtas de labores -tanto a distancia como presenciales-, mientras que el 4 por ciento no modificó su modelo presencial y el 3 por ciento suspendió sus actividades.

Para Novoa la implementación de nuevas herramientas digitales es indispensable para trabajar de modo más flexible en las compañías. Agrega que la transición a este modelo no se da de un momento a otro y enfatiza la importancia de analizar las necesidades de cada organización.

Es decir, si un negocio de venta al público tuvo que cerrar para disminuir los riesgos de contagio por el COVID-19, requiere establecer una plataforma que le permita comercializar sus productos vía web, pero también debe automatizar otros procesos como la disponibilidad en su inventario o un sistema de cobro.

En el caso de una empresa que maneja información delicada de sus clientes o empleados, lo más recomendable es que implemente herramientas digitales enfocadas en la ciberseguridad de los documentos que se comparten entre su personal.

Utilizar nuevas herramientas es indispensable para trabajar de modo más flexible, sin embargo, en ocasiones, digitalizar las labores puede ser difícil

El vicepresidente de Microsoft Enterprise Productivity expone también que en el país todavía existe un rezago de organizaciones que optan por modificar sus esquemas de trabajo y es por ello que corren el riesgo de no ser competitivas y su productividad en contingencias como la actual puede verse más afectada que la de sus competidores.

“Los directores, dueños o accionistas de las empresas son los que deben tener esa reflexión, necesitan permitirse una pausa, primero iniciar con un proceso reflexivo porque eso permite sentarse a hacer una planificación (…)

“Considero que podría beneficiar a estas empresas sumergirse en un proceso de repensarse, voltear a ver el contexto que tiene muchos elementos como el mercado o la economía, esos elementos son con los que puedo construir la organización como si la estuviera creando hoy y no la que formé hace 10 o 20 años”, menciona el experto.

Óscar Novoa concluye que en ocasiones, digitalizar las labores en una empresa implica rediseñar gran parte de sus áreas y su funcionamiento.

El trabajo del futuro en home office

Diana Moreno y Benjamín Moreno son diseñadores de comunicación gráfica. Desde que cursaban la carrera en la UAM, campus Xochimilco, encontraron en el trabajo a distancia una alternativa para generar ingresos y enfocarse en otros proyectos.

Las herramientas digitales enfocadas a su labor les permiten coordinar a un grupo de ocho personas que diseña publicidad, empaques y emblemas para su principal cliente.

A pesar de que el “home office” es un sistema laboral que existe desde hace muchos años, en México se aplica poco, pues la tecnología para poder llevarlo a cabo de manera efectiva y a bajo costo tiene poco tiempo de estar disponible

“Logramos entrar a un proyecto donde nuestro trabajo es completamente ‘home office’. Es una incubadora, los dueños de esta empresa llamada Sports Gear Swuag se encuentran en Texas, nuestra comunicación es completamente en inglés”, comenta Diana. La pareja de diseñadores asigna los proyectos solicitados por su cliente a los integrantes de su equipo.

Mediante herramientas como WeChat, Slack o Trello supervisan y evalúan el desempeño de los trabajadores y también hacen un análisis de su productividad.

Para Benjamín, el trabajar a distancia es uno de los mayores beneficios que le permite la tecnología, asegura que desde cualquier sitio en el que tenga acceso a Internet puede avanzar con sus labores y coordinar al equipo de diseño.

“El home office es algo que ha existido hace muchos años pero en México es algo muy nuevo. Cuando tuvimos un primer acercamiento, el hecho de buscar herramientas que te permiten tener una oficina en línea me indica que son dinámicas que llevan bastante tiempo. Poder tener una aplicación como Slack nos deja coordinar todo desde donde estemos”, explica.

Las plataformas digitales permiten al cliente de Benjamín y Diana mantener al equipo de diseño gráfico en México, la fabricación de sus productos en China, su departamento de atención a clientes en Filipinas y su diseño web en India. Cuando se presenta una falla en algún punto del proceso, se puede solucionar en minutos.

En los años 90 esto solo se podría hacer mediante fax o llamadas telefónicas, el hecho de tener chat en tiempo real nos permite resolver problemas al momento, esa es otra de las ventajas de lo digital: la inmediatez

- Benjamín Moreno

Diseñador y trabajador a distancia

A pesar de que ambos laboran a distancia desde hace más de cinco años, el hecho de no presentarse a una oficina también lo consideran como un punto a favor en el contexto de la contingencia sanitaria.

“La principal ventaja es que no tenemos que salir, no tenemos tanto contacto con otras personas ni utilizamos el transporte público y eso nos hace no estar tan expuestos al COVID-19. En cuanto a la pandemia eso es un beneficio. Otro es que las empresas tecnológicas mejoraron sus servicios en línea, antes de eso las paqueterías o sus funciones eran más lentas, creo que esto los obligó a mejorar sus sistemas”, añade Diana.

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